Løsninger til Hovednummer

Du har tre muligheder, når du skal vælge, hvem der skal besvare det næste kald.

1. Vælger du indstillingen "Opkaldet besvares af: første ledige medlem i prioriteringslisten", aktiverer du medlemmernes prioriteringsliste. Opkaldet bliver stillet videre til det første ledige medlem i rækken, ifølge prioriteringslisten. Prioriteringen af medlemmerne sætter du på siden "Medlemmer".
2. Vælger du "Opkaldet besvares af: medlem, der har været ledig i længst tid" bliver prioriteringslisten slået fra, og opkaldet bliver stillet videre til det medlem, der har været ledig i længst tid uden at besvare opkald.
3. Vælger du "Opkaldet besvares af: samtidig ringning", vil kaldet blive tilbudt til alle aktive og ledige medlemmer på samme tid.

OBS!
Samtidig ringning er begrænset til 10 medlemmer på én gang. For gruppesøgeplan er det muligt at tilkoble op til 25 medlemmer, og så vil samtidig ringning fungere som følger:

Er der mere end 10 aktive og ledige medlemmer, vil prioriteringslisten blive aktiveret. Det betyder, at det vil være de 10 første aktive og ledige medlemmer på listen, der vil blive tilbudt kaldet.

Hvis der fx er 15 aktive medlemmer på listen, hvor medlem 1 og 2 på prioriteringslisten er optaget, og de resterende medlemmer er ledige. Så vil indkommende kald blive tilbudt til medlem 3-12 på prioriteringslisten.

Her sætter du det antal sekunder, som telefonen ringer hos det enkelte medlem. Indstillingen skal være mellem 15 og 40 sekunder.

Som standard er søgeplanen sat op med "ubegrænset", hvilket betyder, at opkald kontinuerligt bliver tilbudt til aktive og ledige medlemmer, indtil kaldet bliver besvaret. 
Såfremt du ønsker, at kaldet kun bliver tilbudt et vis antal gange eller minutter, før det bliver viderestillet ud af søgeplanen (fx til søgeplanens telefonsvarer eller et alternativt nummer), skal du angive, hvor mange gange eller minutter, du ønsker, kaldes skal tilbydes.

Med standarduge for viderestilling af opkald, der ikke besvares af søgeplan, er det muligt at opsætte en kalender, som automatisk tidsstyrer ønskede viderestillinger. Såfremt der ikke er opsat en standarduge for tidsstyret viderestilling, vil listen under ”standarduge” være tom.

Slå køfunktion fra

Som standard er køfunktionen slået til for søgeplanen. Dvs. at opkald bliver sat i kø, når alle aktive medlemmer er optaget. Vælger du at slå køfunktionen fra, sker der en af følgende 3 ting med opkaldet afhængig af den valgte opsætning:

1. Viderestil til telefonsvareren - som udgangspunkt viderestilles kald til søgeplanens telefonsvarer.
2. Viderestil til nummer - vælg at viderestille til et andet nummer. Det kunne fx være en anden søgeplan, som agerer backup for denne søgeplan.
3. Afspil standardbesked og afslut opkald - ønsker du ikke at opkaldet skal viderestilles, kan du vælge af få afspillet beskeden: ”Vi kan desværre ikke besvare dit opkald, prøv venligst igen senere”, hvorefter opkaldet afsluttes.

Alle opkald, der placeres i kø på søgeplanen, vil få oplæst den forventede ventetid. Den estimerede ventetid oplæses på følgende måde:

1. ”Der er under 1 minuts ventetid”
2. ”Der er 1 minuts ventetid, 2 minutters ventetid osv. op til og med 10 minutters ventetid”
3. ”Der er over 10 minutters ventetid”

Vælger du dansk som sprog, bliver alle beskeder afpillet på dansk, fx "vent venligst". Vælger du engelsk, vil kunderne fx høre beskeden "Please hold the line".

Hvad er Velkomsthilsen

Velkomsthilsen er en service, der giver dig mulighed for at indtale en lydfil, der bliver afspillet ved alle indgående opkald til virksomhedens hovednummer.

Vejledning til Velkomsthilsen

Der er defineret et lydbibliotek til velkomsthilsner. Du kan have op til 4 forskellige velkomsthilsner aktive samtidig i virksomhedens lydbibliotek.

Indtal lydfiler

Du kan nemt indtale lydfiler direkte til lydbiblioteket via en telefon (som er medlem af virksomhedens Lokalnummerplan).

1. Ring til 40 69 99 00 for at indtale en velkomsthilsen.
2. Indtast den pinkode, som du (administrator) får ved at logge på Call Management (Multiplan) selvbetjening.
3. Du bliver nu guidet igennem indtalingen af velkomsthilsen.
4. Når lydfilen er indtalt, skal du gemme den i lydbiblioteket.

Det er selvfølgelig ikke kun dig, der kan lægge stemme til lydfilen – det kan være hvem som helst.

Overfør lydfiler

Har du allerede en lydfil, som du ønsker at bruge som velkomsthilsen, kan du overføre den til lydbiblioteket. Ønsker din virksomhed fx en velkomsthilsen, som er indtalt af en professionel, kan sådanne lydfiler overføres fra din PC via Call Management (Multiplan) selvbetjening.

Når du overfører en fil, skal denne have følgende format: MP3, WAW eller WMA.

Log på Call Management (Multiplan) selvbetjening

Hvad er åbningstiderne?

Administrator af en søgeplan er vant til at designe åbningstider og lukketider for søgeplan via Call Management (Multiplan) selvbetjening. Disse indstillinger anvendes også i forbindelse med designet af velkomsthilsen.

For normale åbningstider:
Velkomsthilsen i ”Åben” tilstand
Velkomsthilsen i ”Lukket” tilstand.

For specielle åbningstider:
Velkomsthilsen i ”Åben” tilstand
Velkomsthilsen i ”Lukket” tilstand.

Administrator kan vælge blandt de velkomsthilsener (lydfil), som er gemt i lydbiblioteket.

Med Call Management (Multiplan) selvbetjening kan du få statistikinformation for den enkelte søgeplan.

Det er muligt at printe og downloade de forskellige rapporter. Statistikken er tilgængelig to måneder bagud. Dog kun 30 dage for rapporten ”Udgående kald pr. medlem”.

Statistik Stor – 6 rapporter:

1. ”Specifikation pr. kald”: Detaljer om hvert kald. Se tidspunkt, hvem der har ringet, hvilket medlem der har besvaret, og længden på kaldet.
2. ”Indgående kald til søgeplan”: Opsummering af alle kald pr. døgn. Se antal kald, gennemsnitslængde og om kaldet har været i kø, er mistet eller viderestillet.
3. ”Bemanding af søgeplan”: Medlemmernes bemanding. Se hvornår medlemmerne har været aktive, hvor mange kald de er blevet tilbudt, og hvor mange de har besvaret. Resultatet er fordelt i halvstimes intervaller i løbet af et døgn.
4. ”Specifikation pr. kald pr. medlem”: Kald, som medlemmet har besvaret. Se tidspunkt, hvem der har ringet og længden på kaldet.
5. ”Udgående kald pr. medlem”: Medlemmets opkald. Se hvem medlemmet har ringet til, hvornår, og hvor længe.
6. ”Bemanding pr. medlem”: Medlemmets aktive perioder. Se hvornår og hvor længe medlemmet har været aktiv, hvor mange kald der er blevet tilbudt og besvaret. Resultatet er fordelt i halvtimes intervaller i løbet af et døgn.

Hvad er kømusik?

Servicen giver mulighed for at afspille musik, når der er indgående kald i kø på virksomhedens hovednummer.

Virksomhedens musikliste

Efter oprettelsen har I adgang til en standard Telenor-musikliste. Musiklisten er gratis. I kan også vælge at designe virksomhedens unikke musikliste. I kan maksimalt lave 3 musiklister med maksimal 10 lydfiler i hver liste. Kun én musikliste kan være aktiv.

Hvis I vil designe jeres egen musikliste, er det virksomhedens ansvar at afholde udgifter til eventuelle Koda- og Gramex-rettigheder. Telenor er ikke ansvarlig for den musikliste, som virksomheden selv designer og anvender til kømusik.

Ved henvendelse til Koda kan virksomheden få information omkring rettighedsforhold:
http://www.koda.dk/kunde/priser-aftaler/telefonlinjer/

Hvornår afspilles kømusik?

Kømusikken afspilles når der er kø på indgående kald til søgeplanens hovednummer. Hver 30. sekund er der en pause i afspilningen med en besked om køpositionen. Hvis lydfilen er 2 min. lang, vil der således blive afspillet 4 sekvenser, inden en ny lydfil bliver afspillet. Lydfilerne på musiklisten bliver afspillet i vilkårlig rækkefølge. Hver lydfil afspilles helt, inden et nyt nummer starter. Administrator kan ikke bestemme rækkefølgen af lydfilerne. Administrator kan selv designe kømusikken – altså lydfilen til dem, der venter i køen. En lydfil er eksempelvis musik eller en lydfil med "Ugens tilbud".