Medarbejderbredbånd frigiver mere tid hos IT

Behov for et bedre overblik

Omkring 35 forskellige bredbåndsudbydere, individuelle aftaler og en tung administration gjorde det både tidskrævende og uoverskueligt for Ahlsells IT-afdeling at håndtere virksomhedens medarbejderbredbånd.

 

For at skabe overblik valgte Ahlsell at samle ordningen hos én leverandør. I dag omfatter løsningen 300 medarbejderbredbåndslinjer leveret gennem ADmire og Telenor Erhverv. Den nye løsning har standardiseret administrationen, reduceret tidsforbruget og gjort hverdagen enklere – både for IT-afdelingen og medarbejderne.

 

"Før havde vi ikke nogen strategi for medarbejderbredbånd. Det var et strukturløst virvar af mange forskellige leverandører, der gjorde driften tung og uigennemskuelig," fortæller Steen Nielsen, Teamleder i IT Support, Ahlsell.

 

35 forskellige leverandører

Tidligere kunne medarbejderne frit vælge deres egen internetudbyder, som Ahlsell dækkede, men uden mulighed for at opgradere hastigheder. Da IT-afdelingen kortlagde området, viste det sig, at medarbejderne benyttede omkring 35 forskellige udbydere - lige fra landsdækkende teleselskaber til lokale antenne- og boligforeninger.

 

"Det gjorde det svært at bevare overblikket. Vi brugte meget tid på at godkende fakturaer og finde ud af, hvem der ejede den enkelte forbindelse," forklarer Steen Nielsen.

 

Særligt ved medarbejderskift opstod der udfordringer. Hvis bredbåndsabonnementet eksempelvis stod i en ægtefælles navn, kunne det være vanskeligt at identificere forbindelsen, når medarbejderen fratrådte.

 

"I nogle tilfælde opdagede vi først langt senere, at vi stadig betalte for bredbånd til tidligere medarbejdere," siger Steen Nielsen.

 

Det hele samlet ét sted

Ahlsell indgik en aftale om 300 medarbejderbredbåndslinjer, så både nuværende og kommende medarbejdere får adgang til den samme løsning. Standardforbindelsen er 200/200 Mbit, hvor medarbejdere med større behov kan tilvælge højere hastigheder mod en mindre egenbetaling via bruttolønnen.

 

Den fælles løsning betyder, at priser, administration og support nu følger de samme processer.

 

At flytte flere hundrede medarbejdere over på en ny bredbåndsløsning kunne have været en stor opgave. Men implementeringen forløb langt mere smertefrit end forventet. Omkring 250 medarbejdere blev konverteret til den nye løsning allerede på lanceringsdagen.

 

"Jeg havde faktisk frygtet dagen, hvor vi skiftede. Hvis der er noget, folk reagerer på, så er det, hvis internettet ikke virker. Men vi oplevede kun ganske få problemer," lyder det fra Steen Nielsen.

 

En vigtig del af løsningen var også at gøre det tydeligt, hvor medarbejderne fremover kan henvende sig for at få den rette support. Tekniske spørgsmål håndteres direkte af Telenor Erhverv, mens ADmire hjælper med flytninger, nye forbindelser og administrative ændringer.

 

"Vi lavede en klar oversigt over, hvem medarbejderne skulle kontakte. Det betyder, at de får hjælp direkte hos dem, der har ekspertisen," fortæller Steen Nielsen, der også mærker, at antallet af interne henvendelser er faldet markant.

 

Mere tid til kerneopgaver, hurtigere hjælp til medarbejderne

Den største gevinst har været den tid, IT-afdelingen har fået frigivet. Når en medarbejder stopper, giver Ahlsell bare ADmire besked, hvorefter forbindelsen lukkes på den aftalte dato. Samtidig er omkostningerne blevet mere gennemsigtige, fordi alle forbindelser administreres efter samme model.

 

"Vi har sparet rigtig meget administration. Den tid kan vi nu bruge på andre opgaver, og samtidig kan vi tilbyde nye medarbejdere en attraktiv bredbåndsløsning fra første dag," fortsætter Steen Nielsen.

 

Løsningen understøtter samtidig Ahlsells arbejdsform, hvor en stor del af medarbejdere har mulighed for at arbejde hjemme et par dage om ugen. Herudover oplever Ahlsell også, at den nye aftale giver besparelser på flere fronter.

 

”Vi har fået økonomiske fordele af aftalen. Både direkte og indirekte. Vores samlede omkostninger til bredbånd blev mindre ved overgangen til den nye aftale med Telenor Erhverv og ADmire. Vi har samtidig sparet kostbar tid for vores Service Desk, der ikke længere selv skal administrere alle medarbejdernes bredbåndsløsninger,” afslutter Steen Nielsen.