Søgeplan for BusinessFirst

Gruppesøgeplan

Med gruppesøgeplan kan op til 25 af virksomhedens medarbejdere modtage opkald på et fælles gruppenummer. Medlemmer af gruppesøgeplanen kan altså indgå i et centralt serviceteam uden hensyntagen til de fysiske rammer. Det kan fx være en it-helpdesk-funktion, kundeservice eller en salgsorganisation, hvor medarbejderne ikke nødvendigvis er fast tilknyttet en bestemt fysisk arbejdsplads.

Gruppesøgeplan indeholder et ”gruppenummer” (typisk din virksomheds hovednummer). Kald til gruppenummeret bliver stillet direkte igennem til aktive medlemmer, dvs. ledige medarbejdere. Alternativt bliver kaldet stillet i kø (op til 10 samtidige kald), og en søgeproces på ledige medarbejdere går i gang.

Hvis der kommer flere indgående opkald, end der kan stå i kø, bliver de stillet direkte videre til virksomhedens telefonsvarer.

Aktiv og passiv

Som medlem af gruppesøgeplan er det muligt at være aktiv eller passiv. Virksomheden kan efter behov regulere, hvor mange medarbejdere der skal være klar til at besvare eventuelle opkald.

Medlem af søgeplan

Medlemmer kan melde sig aktive/passive ved hjælp af søgeplan-menuen på mobiltelefonen

Medlem af flere søgeplaner

Er du medlem af flere søgeplaner, kan du tjekke din status på de forskellige søgeplaner. Du vil så modtage en sms med information om, hvilke søgeplaner du er med på, og om du er aktiv eller passiv på hver af dem. Herefter kan du vælge at ændre status. Du kan også se, hvor mange som er aktive på hver søgeplan. Eksempelvis betyder dette, at der er 2 aktive til nummeret 72 120 000: ”Akt 72120000 | 2”

 

Hvis du er aktiv på en søgeplan, når du slukker din telefon, skal du være opmærksom på, at du fortsat er aktiv, når du tænder for din mobiltelefon igen. Ønsker du ikke at modtage opkald, skal du melde dig passiv, før du slukker. Hvis du er det sidste aktive medlem af en åben søgeplan og vælger at melde dig passiv, modtager du en sms-varsling med teksten: "Advarsel: Der er nu ingen aktive medlemmer på Søgeplan Mvh. Telenor"

Som administrator kan du melde andre medlemmer aktive/passive via Call Management selvbetjening (Multiplan). De enkelte medlemmer kan melde sig aktiv/passiv via RenMobil-appen.

 

Personlig søgeplan

Personlig søgeplan er et tillæg til dit mobilabonnement og forudsætter, at din virksomhed er oprettet med en lokalnummerplan.
Vi anbefaler, at du ikke har fastnettelefoner som medlemmer i personlig søgeplan. Hvis du alligevel ønsker det, skal de enten være tilknyttet Direkte linje eller have Automatisk forvalg. Viderestillinger på fastnettelefonerne må i så fald ikke være aktiverede.

Når du slukker mobilen, får den personlige søgeplan automatisk status af lukket - uafhængigt af den definerede åbningstid.

Aktiv og passiv

Som medlem af personlig søgeplan kan du være enten aktiv eller passiv - det regulerer du selv efter behov. Du kan have op til to medlemmer på din personlige søgeplan.

Ejer af Personlig søgeplan

Når du som ejer af en Personlige Søgeplan melder dig passiv og efterfølgende slukker mobilen, skal du huske at melde dig aktiv igen, når du tænder din mobiltelefon.

Som administrator kan du melde medlemmer aktive/passive via RenMobil Selvbetjening. Du kan ligeledes downloade Søgeplanmenuer til de enkelte medlemmer af en Personlig Søgeplan.

Medlemmer af Personlig søgeplan

Det er op til de enkelte medlemmer af Personlig Søgeplan at melde sig aktive/passive. Hvis der ikke er nogen aktive medlemmer til at besvare opkald, når ejeren er optaget, bliver opkaldene sat i kø.

Er du medlem af flere Søgeplaner, kan du tjekke din status på de forskellige Søgeplaner. Du vil så modtage en sms med information om, hvilke Søgeplaner du er med på, og om du er aktiv eller passiv på hver af dem. Herefter kan du vælge at ændre status. Du kan også se, hvor mange som er aktive på hver enkelt Søgeplan. Eksempelvis betyder dette, at der er 2 aktive til nummeret 72 120 000: ”Akt 72120000 | 2”

 

Såfremt du som sidste aktive medlem af en åben søgeplan vælger at melde dig passiv, modtager du en sms-varsling. Sms'en indeholder følgende tekst: ”Advarsel: Der er nu ingen aktive medlemmer på Søgeplan <Hovednummer> Mvh. Telenor”.

 

Funktioner du får med søgeplan

Du har tre muligheder, når du skal vælge, hvem der skal besvare det næste kald.

  1. Vælger du indstillingen "Opkaldet besvares af: første ledige medlem i prioriteringslisten", aktiverer du medlemmernes prioriteringsliste. Opkaldet bliver stillet videre til det første ledige medlem i rækken, ifølge prioriteringslisten. Prioriteringen af medlemmerne sætter du på siden "Medlemmer".
  2. Vælger du "Opkaldet besvares af: medlem, der har været ledig i længst tid" bliver prioriteringslisten slået fra, og opkaldet bliver stillet videre til det medlem, der har været ledig i længst tid uden at besvare opkald.
  3. Vælger du "Opkaldet besvares af: samtidig ringning", vil kaldet blive tilbudt til alle aktive og ledige medlemmer på samme tid.

OBS!
Samtidig ringning er begrænset til 10 medlemmer på én gang. For gruppesøgeplan er det muligt at tilkoble op til 25 medlemmer, og så vil samtidig ringning fungere som følger:

Er der mere end 10 aktive og ledige medlemmer, vil prioriteringslisten blive aktiveret. Det betyder, at det vil være de 10 første aktive og ledige medlemmer på listen, der vil blive tilbudt kaldet.

Hvis der fx er 15 aktive medlemmer på listen, hvor medlem 1 og 2 på prioriteringslisten er optaget, og de resterende medlemmer er ledige. Så vil indkommende kald blive tilbudt til medlem 3-12 på prioriteringslisten.

Her sætter du det antal sekunder, som telefonen ringer hos det enkelte medlem. Indstillingen skal være mellem 15 og 40 sekunder.

Som standard er søgeplanen sat op med "ubegrænset", hvilket betyder, at opkald kontinuerligt bliver tilbudt til aktive og ledige medlemmer, indtil kaldet bliver besvaret. 
Såfremt du ønsker, at kaldet kun bliver tilbudt et vis antal gange eller minutter, før det bliver viderestillet ud af søgeplanen (fx til søgeplanens telefonsvarer eller et alternativt nummer), skal du angive, hvor mange gange eller minutter, du ønsker, kaldes skal tilbydes.

Med standarduge for viderestilling af opkald, der ikke besvares af søgeplan, er det muligt at opsætte en kalender, som automatisk tidsstyrer ønskede viderestillinger. Såfremt der ikke er opsat en standarduge for tidsstyret viderestilling, vil listen under ”standarduge” være tom.

Slå køfunktion fra

Som standard er køfunktionen slået til for søgeplanen. Dvs. at opkald bliver sat i kø, når alle aktive medlemmer er optaget. Vælger du at slå køfunktionen fra, sker der en af følgende 3 ting med opkaldet afhængig af den valgte opsætning:

  1. Viderestil til telefonsvareren - som udgangspunkt viderestilles kald til søgeplanens telefonsvarer.
  2. Viderestil til nummer - vælg at viderestille til et andet nummer. Det kunne fx være en anden søgeplan, som agerer backup for denne søgeplan.
  3. Afspil standardbesked og afslut opkald - ønsker du ikke at opkaldet skal viderestilles, kan du vælge af få afspillet beskeden: ”Vi kan desværre ikke besvare dit opkald, prøv venligst igen senere”, hvorefter opkaldet afsluttes.

Alle opkald, der placeres i kø på søgeplanen, vil få oplæst den forventede ventetid. Den estimerede ventetid oplæses på følgende måde:

  1. ”Der er under 1 minuts ventetid”
  2. ”Der er 1 minuts ventetid, 2 minutters ventetid osv. op til og med 10 minutters ventetid”
  3. ”Der er over 10 minutters ventetid”

Vælger du dansk som sprog, bliver alle beskeder afpillet på dansk, fx "vent venligst". Vælger du engelsk, vil kunderne fx høre beskeden "Please hold the line".

Inkluderede services med gruppesøgeplan

Hvad er Velkomsthilsen

Velkomsthilsen er en service, der giver dig mulighed for at indtale en lydfil, der bliver afspillet ved alle indgående opkald til virksomhedens hovednummer.

Vejledning til Velkomsthilsen

Der er defineret et lydbibliotek til velkomsthilsner. Du kan have op til 4 forskellige velkomsthilsner aktive samtidig i virksomhedens lydbibliotek.

Indtal lydfiler

Du kan nemt indtale lydfiler direkte til lydbiblioteket via en telefon.

  1. Ring til 40 69 99 00 for at indtale en velkomsthilsen.
  2. Indtast den pinkode, som du (administrator) får ved at logge på Call Management (Multiplan) selvbetjening.
  3. Du bliver nu guidet igennem indtalingen af velkomsthilsen.
  4. Når lydfilen er indtalt, skal du gemme den i lydbiblioteket.

Det er selvfølgelig ikke kun dig, der kan lægge stemme til lydfilen – det kan være hvem som helst.

Overfør lydfiler

Har du allerede en lydfil, som du ønsker at bruge som velkomsthilsen, kan du overføre den til lydbiblioteket. Ønsker din virksomhed fx en velkomsthilsen, som er indtalt af en professionel, kan sådanne lydfiler overføres fra din PC via Call Management (Multiplan) selvbetjening.

Når du overfører en fil, skal denne have følgende format: MP3, WAW eller WMA.

Log på Call Management (Multiplan) selvbetjening

Hvad er åbningstiderne?

Administrator af en søgeplan er vant til at designe åbningstider og lukketider for søgeplan via Call Management (Multiplan) selvbetjening. Disse indstillinger anvendes også i forbindelse med designet af velkomsthilsen.

For normale åbningstider:
Velkomsthilsen i ”Åben” tilstand
Velkomsthilsen i ”Lukket” tilstand.

For specielle åbningstider:
Velkomsthilsen i ”Åben” tilstand
Velkomsthilsen i ”Lukket” tilstand.

Administrator kan vælge blandt de velkomsthilsener (lydfil), som er gemt i lydbiblioteket.

Med Call Management (Multiplan) selvbetjening kan du få statistikinformation for den enkelte søgeplan.

  • Statistik Stor indeholder information om opkald til søgeplanen samt for medlemmerne af søgeplanen
  • Det er muligt at printe og downloade de forskellige rapporter. Statistikken er tilgængelig to måneder bagud. Dog kun 30 dage for rapporten ”Udgående kald pr. medlem”.

    Statistik Stor – 6 rapporter:

    1. ”Specifikation pr. kald”: Detaljer om hvert kald. Se tidspunkt, hvem der har ringet, hvilket medlem der har besvaret, og længden på kaldet.
    2. ”Indgående kald til søgeplan”: Opsummering af alle kald pr. døgn. Se antal kald, gennemsnitslængde og om kaldet har været i kø, er mistet eller viderestillet.
    3. ”Bemanding af søgeplan”: Medlemmernes bemanding. Se hvornår medlemmerne har været aktive, hvor mange kald de er blevet tilbudt, og hvor mange de har besvaret. Resultatet er fordelt i halvstimes intervaller i løbet af et døgn.
    4. ”Specifikation pr. kald pr. medlem”: Kald, som medlemmet har besvaret. Se tidspunkt, hvem der har ringet og længden på kaldet.
    5. ”Udgående kald pr. medlem”: Medlemmets opkald. Se hvem medlemmet har ringet til, hvornår, og hvor længe.
    6. ”Bemanding pr. medlem”: Medlemmets aktive perioder. Se hvornår og hvor længe medlemmet har været aktiv, hvor mange kald der er blevet tilbudt og besvaret. Resultatet er fordelt i halvtimes intervaller i løbet af et døgn.

    Hvad er kømusik?

    Servicen giver mulighed for at afspille musik, når der er indgående kald i kø på virksomhedens hovednummer.

     

    Virksomhedens musikliste

    Efter oprettelsen har I adgang til en standard Telenor-musikliste. Musiklisten er gratis. I kan også vælge at designe virksomhedens unikke musikliste. I kan maksimalt lave 3 musiklister med maksimal 10 lydfiler i hver liste. Kun én musikliste kan være aktiv.

    Hvis I vil designe jeres egen musikliste, er det virksomhedens ansvar at afholde udgifter til eventuelle Koda- og Gramex-rettigheder. Telenor er ikke ansvarlig for den musikliste, som virksomheden selv designer og anvender til kømusik.

    Ved henvendelse til Koda kan virksomheden få information omkring rettighedsforhold:
    http://www.koda.dk/kunde/priser-aftaler/telefonlinjer/

     

    Hvornår afspilles kømusik?

    Kømusikken afspilles når der er kø på indgående kald til søgeplanens hovednummer. Hver 30. sekund er der en pause i afspilningen med en besked om køpositionen. Hvis lydfilen er 2 min. lang, vil der således blive afspillet 4 sekvenser, inden en ny lydfil bliver afspillet. Lydfilerne på musiklisten bliver afspillet i vilkårlig rækkefølge. Hver lydfil afspilles helt, inden et nyt nummer starter. Administrator kan ikke bestemme rækkefølgen af lydfilerne. Administrator kan selv designe kømusikken – altså lydfilen til dem, der venter i køen. En lydfil er eksempelvis musik eller en lydfil med "Ugens tilbud".

    Spørgsmål og svar

    Personlig søgeplan i forhold til de mest brugte services:

    Telefonsvarer
    Opkald til personlig søgeplan bliver viderestillet til din telefonsvarer, hvis du slukker mobilen, eller hvis du og de øvrige medlemmer er meldt passive i søgeplanen. Opkaldene bliver også viderestillet, hvis der er mere end to i kø. Det er kun dig selv, der kan aflytte beskeder på din Telefonsvarer.

    Banke på
    Med personlig søgeplan kan et medlem (fx en kollega/sekretær) overhale i køen ved at banke direkte på din telefon. Det kræver, at du har slået banke på-funktionen til. På den måde kan vigtige samtaler mellem dig og et andet medlem slippe for at stå i kø.

    A-nummervisning
    Hver søgeplan i din virksomhed får et id-nummer via Call Management (Multiplan) elvbetjening, så medlemmerne kan se, om et opkald kommer direkte eller via den personlige søgeplan. Et medlem, der er aktivt på flere søgeplaner på én gang, kan desuden se, hvilken søgeplan opkaldet kommer fra. Så vises A-nummeret efterfulgt af (#) og søgeplanens id-nummer. Ved direkte opkald vises A-nummeret altid.

    På Call Management (Multiplan) selvbetjening kan du under søgeplan betjene følgende funktioner:

    1. Søgeprofil – vælg fast start, variabel start eller samtidig ringning
      (max 10 samtidige medlemmer)
    2. Antal tilringninger – vælg antal tilringninger eller minutter et opkald tilbydes inden kaldet viderestilles
    3. Vælg mellem dansk og engelsk til talebeskeder.
    4. Aktiver/deaktiver kø-funktion.
    5. Aktiver/deaktiver talebesked - aktivering af "Tast 1 for at lægge en besked" giver kunder i kø mulighed for at benytte telefonsvareren
    6. Aktiver/deaktiver ring tilbage - aktivering af "Tast 2 for at blive ringet tilbage" giver kunder i kø mulighed for at bevare pladsen i køen uden at sidde i kø
    7. Aktiver/deaktiver estimeret ventetid i kø - aktivering af estimeret ventetid i kø giver kunder i kø en præcis information om hvor længe de kan forvente at sidde i kø.
    8. Angiv et ID-nummer til brug sammen med A-nummer præsentation
      (fx. 72100100#10)
    9. Angiv navn, fx Support.
    10. Rediger åbningstider.
    11. Rediger ringetiden inden søgning fortsættes.
    12. Rediger viderestilling, fx til telefonsvareren og opsæt en standarduge for tidsstyring af viderestilling.
    13. Tilmeld og rediger medlemmer.
    14. Tilføj og rediger personlig kalender for medlemmer.

    Nej, Gruppe Søgeplan og Personlig Søgeplan virker pt. ikke i udlandet.

    Hjalp denne side dig?

    Tak for din feedback